Учёт рабочего времени в Литве: что требует закон и как выбрать программу

Учёт рабочего времени – это регистрация фактически отработанного каждым сотрудником времени: сколько часов он работал, когда были сверхурочные, ночная работа или работа в праздничный день. В Литве его регулирует статья 120 Трудового кодекса (Darbo kodeksas): учёт ведётся в табелях (darbo laiko apskaitos žiniaraštis) по форме, утверждённой работодателем, и табели можно заполнять и хранить в электронном виде. Небольшой фирме с постоянным графиком часто хватает аккуратной таблицы, а когда появляются смены, несколько отделов или удалённая работа, время и ошибки экономит программа учёта рабочего времени, связанная с бухгалтерией.

Что требует Трудовой кодекс Литвы?

Работодатель обязан вести учёт рабочего времени сотрудников (ст. 120 ч. 1 ТК). Исключение – сотрудники, которые работают в режиме с неизменной продолжительностью рабочего дня (смены) и неизменным числом рабочих дней в неделю, например всегда по 8 часов с понедельника по пятницу.

Вторая часть той же статьи перечисляет, что работодатель обязан включать в учёт. Это фактически отработанные сотрудником:

• сверхурочные часы;
• время работы в праздничный день;
• время работы в выходной день, если она не предусмотрена графиком;
• время работы ночью;
• время работы по соглашению о дополнительной работе.

Остальные части статьи 120 важны при выборе способа учёта:

• Форму утверждает работодатель. Табели ведутся по форме, которую утвердил работодатель, единого обязательного для всех шаблона Трудовой кодекс не устанавливает.
• Электронный табель разрешён. Табели можно заполнять и хранить в электронном виде – бумага не обязательна.
• Сотрудник может отмечать время сам. Если сотрудник распоряжается своим рабочим временем сам или обязан сам вести учёт отработанного времени, работодатель может установить правила такого учёта. Это актуально для удалённой работы.
• Право на выписку. Сотрудник вправе ознакомиться со своим учётом рабочего времени и бесплатно получить выписку из табеля.

С учётом связаны и другие статьи. Обычная норма рабочего времени – 40 часов в неделю (ст. 112 ТК). Сверхурочных за семь календарных дней подряд не может быть больше 8 часов, а с письменного согласия сотрудника – до 12 часов; за год – не более 180 часов, если коллективный договор не предусматривает иного (ст. 119 ТК). Если в компании применяется суммированный учёт рабочего времени, режим регулирует статья 115 ТК.

На уровне Евросоюза Суд ЕС в решении от 14 мая 2019 года по делу C-55/18 указал, что государства-члены должны обязать работодателей внедрить объективную, надёжную и доступную систему, позволяющую измерять продолжительность ежедневной работы каждого сотрудника.

Срок хранения табелей статья 120 не устанавливает. По вопросу, сколько хранить табели и как оформлять учёт в вашем случае, рекомендуем проконсультироваться с бухгалтером или юристом – эта статья не является юридической консультацией.

Какие есть способы учёта рабочего времени?

Учёт можно вести четырьмя способами: бумажным табелем, таблицей в Excel или Google Sheets, готовой программой (или модулем бухгалтерской программы) и собственной системой, связанной с другими программами компании. Все они законны, если форма табеля утверждена, а учёт отражает фактически отработанное время.

Возможности и цены готовых программ отличаются, поэтому проверяйте их на сайтах производителей. Главное – умеет ли программа выгружать данные в ту бухгалтерскую программу, которой вы пользуетесь.

Как вести табель учёта рабочего времени в Excel?

Табель в Excel хорошо работает, когда его заполняет один человек, а структура таблицы не меняется. Чтобы таблица не стала источником ошибок, придерживайтесь нескольких правил:

1. Одна строка – один сотрудник, один столбец – один день месяца. Рядом – итоговые столбцы: отработанные часы, сверхурочные, ночная работа, работа в выходные и праздники.
2. Легенда обозначений в том же файле. Обозначения (отпуск, больничный, командировка и т. п.) устанавливает работодатель, поэтому они должны быть описаны и одинаковы для всех.
3. Защищённые формулы. Ячейки с итогами закрываются от редактирования, чтобы формулу случайно не заменили числом.
4. Один файл на месяц. Утверждённый табель за месяц сохраните отдельно (например, в PDF) и больше не меняйте.
5. Понятный ответственный. Кто заполняет, кто проверяет и до какого числа файл уходит бухгалтеру.

Когда сотрудников становится больше, таблицу правят несколько человек и появляются копии с разными цифрами, пора думать о системе. Подробнее об этом переходе – в статье Excel или CRM.

Что должна уметь программа учёта рабочего времени?

Хорошая программа не только хранит часы, но и сама считает то, что в табеле пришлось бы считать вручную. Прежде чем выбрать программу или заказать свою систему, проверьте эти функции:

• Графики и смены – составление графиков, замены смен, суммированный учёт, если вы его применяете.
• Отпуска и отсутствия – заявки на отпуск и их утверждение, больничные, командировки, неоплачиваемый отпуск.
• Сверхурочные и лимиты – автоматический подсчёт сверхурочных, ночной и праздничной работы, предупреждение при приближении к лимитам Трудового кодекса.
• Удалённая работа – отметка начала и конца работы в браузере или с телефона, подтверждение руководителем.
• История изменений – кто, когда и что поменял в табеле.
• Права доступа – сотрудник видит свои данные, руководитель – своего отдела, бухгалтер – сводки.
• Выписка для сотрудника – выписка из табеля в один клик (ст. 120 ч. 5 ТК).
• Экспорт для бухгалтера – сводка за месяц в XLSX или CSV в формате, который принимает импорт вашей бухгалтерской программы.
• Интеграция с бухгалтерской программой – часы попадают в расчёт зарплаты без переписывания.

Если компания хочет ещё и считать часы по проектам или объектам и выставлять по ним счета клиентам, это уже больше, чем учёт рабочего времени. В таких случаях готовой программы часто не хватает.

Что нужно знать о GDPR и контроле сотрудников?

Данные учёта рабочего времени – это персональные данные сотрудников, поэтому к ним применяется GDPR, а статья 27 Трудового кодекса обязывает работодателя уважать право сотрудников на частную жизнь и защиту персональных данных. На практике это означает несколько правил:

• Собирается только необходимое. Для учёта достаточно начала и конца работы и причин отсутствия; дополнительные данные должны иметь понятную цель (ст. 5 GDPR).
• Сотрудники проинформированы. Они должны знать, какие данные собираются, зачем и как долго хранятся (ст. 13 GDPR).
• Биометрия – с особой осторожностью. Биометрические данные, используемые для идентификации человека, относятся к особым категориям данных (ст. 9 GDPR). В руководстве Государственной инспекции по защите данных (VDAI) указано, что пропускную систему по отпечаткам пальцев, как правило, нельзя основывать на согласии сотрудников, если им не предложена менее инвазивная альтернатива, например карточка или ключ.
• Геолокация – только обоснованно. Постоянное отслеживание местонахождения сотрудника – это мониторинг, поэтому сначала нужно оценить, нельзя ли достичь цели менее ограничивающим способом, и может потребоваться оценка воздействия на защиту данных (ст. 35 GDPR).

Если вы планируете биометрические считыватели или GPS-отслеживание, до внедрения системы рекомендуем проконсультироваться с юристом или специалистом по защите данных.

Когда стоит выбрать свою систему или интеграцию?

Своя система или интеграция окупается, когда данные о рабочем времени должны попадать в несколько программ, а сотрудники каждый месяц переносят их вручную. Типичные признаки:

• вы уже пользуетесь CRM, системой проектов или склада, а рабочее время ведётся в отдельном файле;
• зарплата или счета клиентам зависят от часов по проекту, объекту или заказу;
• у вас несколько отделов, объектов или нестандартные графики, которые готовая программа не поддерживает;
• бухгалтер каждый месяц получает несколько файлов в разных форматах и сводит их сам.

Если главная проблема – только передача данных бухгалтеру, часто достаточно интеграции: существующий табель или программа связываются с бухгалтерской программой. Если процесс сложнее, разрабатывается отдельная программа под ваши правила.

Цены указаны со всеми налогами. Итоговая стоимость зависит от числа функций и от того, со сколькими программами нужно связать систему.

Чем мы можем помочь?

Команда Saitai.lt оценит, как вы сейчас ведёте учёт рабочего времени, и предложит самое простое подходящее решение: привести в порядок существующую таблицу, связать её с бухгалтерией или разработать отдельную программу. Система может работать на наших серверах, на отдельном сервере или в вашей инфраструктуре.

• Программы учёта на заказ – учёт рабочего времени, заказов и других данных под ваш процесс.
• Интеграция с бухгалтерскими программами – передача данных в Rivilė, Centas, B1.lt и другие программы.
• Автоматизация бизнеса – когда нужно связать несколько программ и отказаться от ручного переписывания.