Darbo laiko apskaita: ką reikalauja įstatymas ir kaip pasirinkti programą

Darbo laiko apskaita – tai kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbto laiko registravimas: kiek valandų dirbta, kada buvo viršvalandžiai, naktinis darbas ar darbas švenčių dieną. Lietuvoje ją reglamentuoja Darbo kodekso 120 straipsnis: apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, kuriuos galima pildyti ir saugoti elektroniniu būdu. Mažai įmonei su pastoviu grafiku dažnai pakanka tvarkingos lentelės, o kai atsiranda pamainos, keli padaliniai ar nuotolinis darbas, laiką ir klaidas sutaupo darbo laiko apskaitos programa, sujungta su buhalterija.

Ką reikalauja Darbo kodeksas?

Darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą (DK 120 str. 1 d.). Išimtis taikoma darbuotojams, kurie dirba nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu – pavyzdžiui, visada po 8 valandas nuo pirmadienio iki penktadienio.

Antroji to paties straipsnio dalis išvardija, ką darbdavys privalo įtraukti į apskaitą. Tai darbuotojo faktiškai dirbti:

• viršvalandžiai;
• darbo laikas švenčių dieną;
• darbo laikas poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką;
• darbo laikas naktį;
• darbo laikas pagal susitarimą dėl papildomo darbo.

Kitos 120 straipsnio dalys svarbios renkantis apskaitos būdą:

• Formą tvirtina darbdavys. Žiniaraščiai pildomi darbdavio patvirtintos formos, todėl vieno visiems privalomo šablono Darbo kodeksas nenustato.
• Elektroninis būdas leidžiamas. Žiniaraščius galima pildyti ir saugoti elektroniniu būdu – popieriaus nereikia.
• Darbuotojas gali žymėti pats. Jei darbuotojas savo darbo laiką tvarko savo nuožiūra arba privalo pats vesti dirbto laiko apskaitą, darbdavys gali nustatyti tokios apskaitos taisykles. Tai aktualu nuotoliniam darbui.
• Teisė į išrašą. Darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą.

Su apskaita susiję ir kiti straipsniai. Įprasta darbo laiko norma – 40 valandų per savaitę (DK 112 str.). Viršvalandžių per septynias paeiliui einančias dienas negali būti daugiau kaip 8 valandos, o su rašytiniu darbuotojo sutikimu – iki 12 valandų; per metus – ne daugiau kaip 180 valandų, nebent kolektyvinėje sutartyje susitarta kitaip (DK 119 str.). Jei įmonėje taikoma suminė darbo laiko apskaita, režimą reglamentuoja DK 115 straipsnis.

Europos Sąjungos lygmeniu Teisingumo Teismas 2019 m. gegužės 14 d. sprendime byloje C-55/18 išaiškino, kad valstybės narės turi įpareigoti darbdavius įdiegti objektyvią, patikimą ir prieinamą sistemą kiekvieno darbuotojo kasdien dirbto laiko trukmei matuoti.

Žiniaraščių saugojimo termino 120 straipsnis nenustato. Dėl to, kiek laiko saugoti žiniaraščius ir kaip juos tvarkyti jūsų atveju, rekomenduojame pasitarti su buhalteriu arba teisininku – šis straipsnis nėra teisinė konsultacija.

Kokie yra darbo laiko apskaitos būdai?

Darbo laiko apskaitą galima vesti keturiais būdais: popieriniu žiniaraščiu, Excel ar „Google Sheets“ lentele, paruošta programa (ar moduliu apskaitos programoje) ir sava sistema, sujungta su kitomis įmonės programomis. Visi jie teisėti, jei žiniaraščio formą patvirtinote ir apskaita atspindi faktiškai dirbtą laiką.

Paruoštų programų galimybės ir kainos skiriasi, todėl jas tikrinkite gamintojų svetainėse. Svarbiausia – ar programa moka eksportuoti duomenis į jūsų naudojamą apskaitos programą.

Kaip sutvarkyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį Excel?

Excel žiniaraštis veikia gerai, kai jį pildo vienas žmogus ir lentelės struktūra nesikeičia. Kad lentelė nevirstų klaidų šaltiniu, laikykitės kelių taisyklių:

1. Viena eilutė – vienas darbuotojas, vienas stulpelis – viena mėnesio diena. Šalia – suminiai stulpeliai: dirbtos valandos, viršvalandžiai, naktinis darbas, darbas poilsio ir švenčių dienomis.
2. Žymėjimų legenda tame pačiame faile. Žymėjimus (atostogos, liga, komandiruotė ir kt.) nustato darbdavys, todėl jie turi būti aprašyti ir vienodi visiems.
3. Užrakintos formulės. Sumų langeliai apsaugomi nuo redagavimo, kad netyčia neperrašytumėte formulės skaičiumi.
4. Vienas failas mėnesiui. Patvirtintą mėnesio žiniaraštį išsaugokite atskirai (pvz., PDF) ir nebekeiskite.
5. Aiškus atsakingas asmuo. Kas pildo, kas tikrina ir iki kurios dienos failas siunčiamas buhalteriui.

Kai darbuotojų daugėja, lentelę pradeda pildyti keli žmonės ir atsiranda kopijos su skirtingais skaičiais, verta galvoti apie sistemą. Plačiau apie šį perėjimą – straipsnyje Excel ar CRM.

Ką turi mokėti darbo laiko apskaitos programa?

Gera darbo laiko apskaitos programa ne tik saugo valandas, bet ir pati suskaičiuoja tai, ką žiniaraštyje tektų skaičiuoti rankomis. Prieš rinkdamiesi programą arba užsakydami savą sistemą, patikrinkite šias funkcijas:

• Grafikai ir pamainos – darbo grafikų sudarymas, pamainų keitimas, suminė apskaita, jei ją taikote.
• Atostogos ir nebuvimai – atostogų prašymai ir patvirtinimas, nedarbingumas, komandiruotės, nemokamos atostogos.
• Viršvalandžiai ir ribos – automatinis viršvalandžių, naktinio ir šventinio darbo skaičiavimas bei įspėjimas, kai artėjama prie Darbo kodekso ribų.
• Nuotolinis darbas – darbo pradžios ir pabaigos žymėjimas naršyklėje ar telefone, vadovo patvirtinimas.
• Pakeitimų istorija – kas, kada ir ką pakeitė žiniaraštyje.
• Prieigos teisės – darbuotojas mato savo duomenis, vadovas – savo padalinio, buhalteris – suvestines.
• Išrašas darbuotojui – žiniaraščio išrašas vienu paspaudimu (DK 120 str. 5 d.).
• Eksportas buhalteriui – mėnesio suvestinė XLSX ar CSV formatu, suderinta su jūsų apskaitos programos importu.
• Integracija su apskaitos programa – valandos be perrašymo patenka į atlyginimų skaičiavimą.

Jei įmonė dar nori skaičiuoti valandas pagal projektus ar objektus ir pagal jas išrašyti sąskaitas klientams, tai jau daugiau nei darbo laiko apskaita. Tokiais atvejais paruoštos programos dažnai nepakanka.

Ką reikia žinoti apie BDAR ir darbuotojų stebėjimą?

Darbo laiko apskaitos duomenys yra darbuotojų asmens duomenys, todėl jiems taikomas BDAR, o Darbo kodekso 27 straipsnis įpareigoja darbdavį gerbti darbuotojų teisę į privatų gyvenimą ir asmens duomenų apsaugą. Praktiškai tai reiškia kelias taisykles:

• Renkama tik tai, ko reikia. Apskaitai pakanka darbo pradžios, pabaigos ir nebuvimų priežasčių; papildomi duomenys turi turėti aiškų tikslą (BDAR 5 str.).
• Darbuotojai informuojami. Jie turi žinoti, kokie duomenys renkami, kam ir kiek laiko saugomi (BDAR 13 str.).
• Biometrija – su ypatingu atsargumu. Biometriniai duomenys, naudojami asmens tapatybei nustatyti, priskiriami specialių kategorijų duomenims (BDAR 9 str.). Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos gairėse nurodyta, kad piršto atspaudų praėjimo kontrolės paprastai negalima grįsti darbuotojų sutikimu, jei nesuteikiama mažiau privatumą ribojanti alternatyva, pavyzdžiui, kortelė ar raktas.
• Geolokacija – tik pagrįstai. Nuolatinis darbuotojo buvimo vietos sekimas yra stebėsena, todėl prieš ją reikia įvertinti, ar tikslo negalima pasiekti mažiau ribojančiu būdu, ir gali prireikti poveikio duomenų apsaugai vertinimo (BDAR 35 str.).

Jei planuojate biometrinius skaitytuvus ar GPS sekimą, prieš diegdami sistemą rekomenduojame pasitarti su teisininku arba duomenų apsaugos pareigūnu.

Kada verta rinktis savą sistemą ar integraciją?

Sava sistema arba integracija atsiperka tada, kai darbo laiko duomenys turi keliauti į kelias programas ir kai darbuotojai kas mėnesį juos perrašo rankomis. Dažniausi ženklai:

• jau naudojate CRM, projektų ar sandėlio sistemą, o darbo laikas vedamas atskirame faile;
• atlyginimas ar sąskaitos klientams priklauso nuo valandų pagal projektą, objektą ar užsakymą;
• turite kelis padalinius, objektus ar nestandartinius grafikus, kurių paruošta programa nepalaiko;
• buhalteris kas mėnesį gauna kelis failus skirtingais formatais ir juos suveda pats.

Jei pagrindinė problema – tik duomenų perdavimas buhalteriui, dažnai pakanka integracijos: esamas žiniaraštis ar programa sujungiami su apskaitos programa. Jei procesas sudėtingesnis, kuriama atskira programa pagal jūsų taisykles.

Kainos nurodytos su visais mokesčiais. Galutinė kaina priklauso nuo funkcijų skaičiaus ir to, su kiek programų reikia sujungti sistemą.

Kuo galime padėti?

Saitai.lt komanda įvertina, kaip šiandien vedate darbo laiko apskaitą, ir pasiūlo paprasčiausią tinkamą sprendimą: sutvarkyti esamą lentelę, sujungti ją su buhalterija arba sukurti atskirą programą. Sistema gali veikti mūsų serveriuose, atskirame serveryje arba jūsų infrastruktūroje.

• Apskaitos programos pagal užsakymą – darbo laiko, užsakymų ir kitų duomenų apskaita jūsų procesui.
• Integracija su buhalterinėmis programomis – duomenų perdavimas į Rivilę, Centą, B1.lt ir kitas programas.
• Verslo automatizavimas – kai reikia sujungti kelias programas ir atsisakyti rankinio perrašymo.