Registracija internetu: kaip leisti klientams užsiregistruoti patiems

Registracijos sistema internetu – tai svetainės dalis, kurioje klientas pats pasirenka paslaugą, specialistą ir laisvą laiką, palieka kontaktus ir iškart gauna patvirtinimą. Jums nebereikia derinti laiko telefonu: visos registracijos atsiranda viename kalendoriuje. Tokią sistemą galima įdiegti trimis būdais – naudoti gatavą internetinį įrankį, WordPress plėtinį arba suprogramuoti savą sprendimą.

Kam reikalinga registracija internetu?

Registracija internetu naudinga visiems, kurie parduoda laiką, vietą ar daiktą tam tikram laikotarpiui. Dažniausiai tai:

• klinikos ir sveikatos specialistai – vizitai pas konkretų gydytoją ar specialistą;
• grožio salonai ir kirpyklos – paslaugos su skirtinga trukme ir keliais meistrais;
• autoservisai – darbų vietos, keltai ir mechanikų laikas;
• mokymų ir renginių organizatoriai – ribotas vietų skaičius, registracijos terminas, dalyvių sąrašas;
• nuomos įmonės – kemperiai, motociklai, įranga ar patalpos, kai klientas renkasi datas.

Bendras šių verslų bruožas – klientai skambina ar rašo vien tam, kad sužinotų, kada yra laisva. Jei didelė dalis skambučių baigiasi frazėmis „rytoj 14 val. tinka?“, registracija internetu sutaupys ir jūsų, ir klientų laiką.

Ką turi mokėti gera registracijos sistema?

Gera sistema rodo klientui tik tikrai laisvus laikus, o jums – visas registracijas vienoje vietoje su galimybe jas valdyti. Žemiau – funkcijų kontrolinis sąrašas, pagal kurį galima vertinti bet kurį sprendimą.

Keli praktiniai patarimai renkantis funkcijas:

• Pradėkite nuo būtiniausių. Kalendorius, patvirtinimas ir administravimas – pagrindas; priminimus ir mokėjimus galima pridėti vėliau.
• Įvertinkite pertraukas. Jei tarp vizitų reikia laiko pasiruošti, sistema turi tai įskaičiuoti automatiškai.
• SMS žinutės kainuoja papildomai. Jos siunčiamos per SMS tiekėją, kuris ima mokestį už kiekvieną žinutę.
• Mokėjimams reikia mokėjimų paslaugų teikėjo. Lietuvoje dažniausiai jungiami „Paysera“, „Montonio“ ar „Stripe“; jų įkainiai skelbiami teikėjų svetainėse.

SMS priminimus ir sinchronizavimą su darbuotojų kalendoriais galime įdiegti, tačiau atvirai sakome: realių įdiegtų tokių projektų pavyzdžių kol kas neturime. Paprastai tam naudojami patikrinti WordPress plėtiniai, o jei jie netinka – funkciją programuojame patys.

Gatavas įrankis, WordPress plėtinys ar sava sistema?

Pasirinkimą lemia ne tiek kaina, kiek tai, kiek jūsų taisyklės skiriasi nuo įprastų. Jei registracija paprasta, užtenka gatavo įrankio ar plėtinio; jei taisyklės sudėtingos arba sistema turi būti sujungta su jūsų programomis, verta programuoti.

Gatavų įrankių kainas skelbia jų gamintojai savo svetainėse, todėl prieš renkantis verta palyginti ne tik pradinę, bet ir metinę kainą augant darbuotojų ar registracijų skaičiui.

Mūsų kainos: rezervacijų sistema prie esamos svetainės – nuo 599 €, nauja svetainė su rezervacijų sistema – nuo 990 €. Kainos galutinės – PVM netaikomas. Tikslią kainą lemia paslaugų skaičius, taisyklės ir integracijos.

Kokius asmens duomenis galima rinkti ir kaip juos saugoti?

Registracijos formoje reikia rinkti tik tuos duomenis, kurie būtini paslaugai suteikti. Taip reikalauja Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) – duomenų kiekio mažinimo principas (5 str. 1 d. c punktas). Daugumai paslaugų pakanka vardo, telefono numerio ar el. pašto adreso.

Pagrindiniai reikalavimai, į kuriuos reikia atsižvelgti:

1. Teisinis pagrindas. Registracijai įvykdyti duomenys tvarkomi siekiant sudaryti ar vykdyti sutartį su klientu (BDAR 6 str. 1 d. b punktas), todėl atskiro sutikimo tam nereikia.
2. Atskiras sutikimas naujienlaiškiams. Jei norite siųsti pasiūlymus ar naujienas, prašykite atskiro, aiškaus sutikimo – varnelė neturi būti pažymėta iš anksto.
3. Informavimas. Šalia formos turi būti nuoroda į privatumo politiką, kurioje parašyta, kas tvarko duomenis, kam jie perduodami ir kiek laiko saugomi (BDAR 13 str.).
4. Saugojimo terminas. Duomenys saugomi ne ilgiau, nei reikia (BDAR 5 str. 1 d. e punktas). Pasenusias registracijas verta reguliariai ištrinti ar nuasmeninti – tai galima automatizuoti.
5. Sveikatos duomenys. Klinikoms reikia ypač atsargiai: informacija apie sveikatą yra specialių kategorijų duomenys (BDAR 9 str.). Registracijos formoje geriau neprašyti aprašyti simptomų ar diagnozių, jei to tikrai nereikia vizitui suplanuoti.
6. Prieiga ir saugumas. Registracijas turi matyti tik darbuotojai, kuriems jų reikia darbui; svetainė turi veikti per HTTPS, o administravimo sąsaja – būti apsaugota slaptažodžiu.

Jei naudojate gatavą įrankį, jo gamintojas tampa duomenų tvarkytoju – su juo turi būti sudaryta duomenų tvarkymo sutartis (BDAR 28 str.), o jūs turite žinoti, kurioje šalyje saugomi duomenys. Lietuvoje BDAR priežiūrą vykdo Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, jos svetainėje skelbiamos rekomendacijos verslui.

Kaip įdiegti registraciją internetu: žingsnis po žingsnio

Diegimas prasideda ne nuo programos pasirinkimo, o nuo taisyklių aprašo. Kuo tiksliau jas surašysite, tuo mažiau netikėtumų bus paleidus sistemą.

1. Surašykite paslaugas. Kiekvienai – trukmė, kaina, kas ją atlieka ir ar reikia pertraukos po jos.
2. Nustatykite grafikus. Darbo valandos, specialistų grafikai, nedarbo dienos, kiek dienų į priekį galima registruotis.
3. Aprašykite taisykles. Iki kada klientas gali atšaukti ar perkelti registraciją, ar reikia avanso, kas nutinka neatvykus.
4. Parinkite sprendimą. Pagal ankstesnio skyriaus lentelę – gatavas įrankis, plėtinys ar sava sistema.
5. Paruoškite laiškų tekstus. Patvirtinimas, priminimas, atšaukimas – su adresu, kontaktais ir atšaukimo nuoroda.
6. Atnaujinkite privatumo politiką. Įrašykite, kokie duomenys renkami per registraciją ir kiek laiko saugomi.
7. Išbandykite. Užsiregistruokite patys keliais telefonais ir kompiuteriu, patikrinkite laiškus, atšaukimą ir mokėjimą.
8. Paleiskite ir praneškite klientams. Įdėkite registracijos mygtuką svetainės viršuje, į el. laiškų parašą ir socialinių tinklų profilius.

Pirmąsias savaites verta stebėti, kur klientai stringa: jei daug kas pradeda registraciją, bet jos nebaigia, dažniausiai kalta per ilga forma ar neaiškus laiko pasirinkimas.

Mūsų patirtis: registracija į mokymus gerimokymai.lt

Registraciją internetu suprogramavome mokymų tinklapiui gerimokymai.lt – tai WordPress svetainė, kurioje skelbiami mokymai ir konferencijos sveikatos priežiūros ir farmacijos specialistams. Į renginius reikia registruotis iš anksto, o registracija priimama iki nustatyto termino.

Registracijos forma veda dalyvį žingsniais: pasirenkami mokymai, data ir laikas, įrašomi dalyvio duomenys, o kiekvienam laikui rodomas laisvų vietų skaičius. Kai vietų nebelieka, forma apie tai praneša, todėl organizatoriui nereikia rankomis tikrinti dalyvių sąrašo.

Rezervacijų funkcijas taip pat kūrėme nuomos tinklapiams su-kemperiu.lt ir rentmotoadventure.com, kur klientai renkasi nuomos datas.

Kuo galime padėti?

Saitai.lt komanda padeda surašyti registracijos taisykles, parenka tinkamą sprendimą ir jį įdiegia: pritaiko WordPress plėtinį arba suprogramuoja savą sistemą, prijungia mokėjimus ir paruošia laiškų tekstus. Jei registracijas norite matyti kartu su klientų istorija, verta pasidomėti, kas yra CRM sistema.

• Rezervacijų ir registracijos internetu sistemos – funkcijos, darbų eiga ir kaina.
• WordPress programavimas – kai svetainė jau veikia su WordPress.
• Tinklapių programavimas – kai reikia nestandartinio sprendimo.